发外贸邮件第一步就是找发送工具，发件箱是基础性的工具。哪种邮箱最好用没有定论，各种类型的外贸发件箱都有自身的优势，有的发件数量大、有的发送成本比较低、有的发送外贸邮件比较稳定等。各种品牌的邮箱都可以利用起来，比如说利用软件群发的话，可以将不同类型的发件箱导入其中，建立任务自己群发。
外贸邮箱可以比较好的还是选择国外品牌的邮箱，不过国内很多品牌的邮箱也可以用来群发外贸邮件，而且也能收获不错的效果。当我们利用软件来群发的话，如果发件箱不够用，而外贸客户又很多，群发任务重，那么我们可以不用考虑使用何种邮箱，混合使用也可以获得好的效果。
不同的邮箱，比如网易企业或普通邮箱、QQ邮箱、谷歌邮箱、阿里云邮箱等等，建立发件地址列表，导入到软件中。软件不局限于使用某种邮箱，可以控制每一个邮箱的发送频率间隔、日群发数量，这样也对邮箱也有保护作用，可以维持发件箱信誉度，不至于被封。
外贸邮件发送需求比较大，比如一天需要发送几万封，可以使用软件，但是如果比较小的话，比如几千封，我们可以直接使用多个企业邮箱发送。